Los procesos de negocio representan la materialización de la estrategia y táctica de una organización, dónde se concretan los éxitos (o los fracasos) de una campaña, son la cara visible de la empresa frente a los clientes, socios de negocio, proveedores, competidores, entes reguladores, etc. La forma en que las empresas administran y ejecutan sus procesos de negocio es un condicionante directo de la supervivencia y la diferenciación.

COLDview Workflow
COLDview Workflow es un módulo de la Suite de Enterprise Content Management (ECM) COLDview. La concepción de este módulo como parte integral de una Suite de ECM permite concretar los factores críticos de éxito mecionados:

1. Simplicidad:
COLDview Workflow presenta una herramienta de mapeo y generación de procesos de negocios, Workflow Editor, que en un entorno gráfico amigable y simple permite la intuitiva consitución del conjunto de tareas, su interrelación, responsables, tiempos, alarmas, etc. necesarias para la construcción de cada proceso de negocio.
El Workflow Editor permite establecer los atributos de cada tarea en forma rápida, pudiendo copiarse tareas patrones o ya existentes, acelerando los tiempos de creación de los procesos de negocio de la organización.

2. Escalabilidad:
COLDview Workflow permite la creación de modelos de procesos que puedan no solo ir extendiéndose a nuevos procesos de negocio dentro de la compañía, sino que también permite el aumento gradual de los niveles de automatización y de complejidad de los procesos que ya han sido automatizados.
A modo de ejemplo, en una primer versión de implementación de un proceso de una Solicitud de Crédito, las decisiones de aprobación o rechazo pueden ser implementadas en forma manual, es decir que la decisión en cuestión es tomada por una empleado con dicha responsabilidad (o un grupo de empleados), pudiendo a posteriori llevarse a cabo el agregado de la “inteligencia” bajo la forma de reglas de negocio para la decisión automática de aprobación o rechazo.

3. Integración con la Plataforma Documental:
Otro factor que es crítico al éxito de la implementación de una solución de Workflow es la posibilidad de integrar en forma natural y simple la herramienta con los documentos y contenidos que son necesarios para la ejecución del proceso, y que ya existen en la organización.
El desarrollo de complejas interfases, que deben ser actualizadas permanentemente por los cambios en los sistemas de la organización, o la duplicación de los contenidos, atentan directamente contra la eficiencia que aportan las herramientas de automatización de procesos de negocio.
La solución COLDview Workflow posee una integración natural con la plataforma documental COLDview, lo cual permite la integración simple, sin desarrollos necesarios, con todos los documentos y contenidos corporativos existentes, pudiendo capturarlos y preservarlos en sus formatos originales, y en forma inalterable.
Tal como lo muestra la figura, desde una tarea es posible acceder al repositorio documental y por ejemplo publicar en el mismo un documento existente (un manual de procedimientos, un dictamen, un análisis de riesgo crediticio, etc.), el cual quedará automáticamente anexo a la tarea del siguiente usuario, evitando los tiempos de envío, traslado y/o búsqueda de información necesaria para la ejecución de la tarea en cuestión.